Teknik Persidangan Organisasi

Secara sederhana sidang bisa diartikan sebagai pertemuan untuk membicarakan sesuatu. Sedangkan sidang dalam organisasi adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi dengan mengikuti mekanisme-mekanisme dan aturan yang jelas. Kebijakan dan keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Keputusan yang telah disepakati dalam persidangan sifatnya final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidangan.

Dalam sebuah persidangan organisasi terdapat beberapa aturan atau mekanisme yang harus dipatuhi, mekanisme-mekanisme yang dibuat dan diberlakukan dalam sebuah persidangan bertujuan agar sidang yang dilaksanakan berjalan aman, aspiratif, dan demokratis. Oleh karena itu aturan main sidang harus jelas dan bisa dipahami oleh semua peserta sidang.

Sebelum membahas tentang aturan main dan teknik persidangan, kita akan membahas terlebih dahulu tentang jenis-jenis sidang dalam organisasi. Sidang di bagi kedalam beberapa bagian yaitu:

1) Sidang Pleno

a) Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b) Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee (panitia pengarah)
d) Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

2) Sidang Paripurna

a) Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b) Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

3) Sidang Komisi

a) Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b) Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c) Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d) Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e) Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

4) Sidang Sub Komisi

a) Sidang Sub Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b) Sidang Sub Komisi adalah pembagian dari komisi yang ada untuk membahas hal yang lebih spesifik dan detail
c) Sidang sub komisi lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lanjut dan ketika sidang komisi dianggap cukup, maka tidak perlu diadakan sidang sub komisi.

Perangkat sidang:

1. Peserta sidang (Quorum)

Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.

2. Presidium atau pimpinan sidang

– Ketua (Presidium 1)
– Anggota (Presidium 2)
– Anggota (Presidium 3)

3. Agenda acara persidangan/materi persidangan

Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus

4. Ruangan sidang

5. Perlengkapan sidang

– Meja
– Kursi
– Palu sidang
– Pengeras suara
– Podium
– Laptop dan Printer
– Notulensi

6. Tata tertib persidangan

Syarat – syarat pimpinan sidang (normative):

1. Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas)
2. Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas
3. Bijaksana/netral/demokratis
4. Terampil memimpin sidang

Tugas Pimpinan sidang :

1. Membuka dan menutup sidang
2. Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar fokus
3. Membuat keputusan-keputusan

Etika dan Aturan persidangan :

– Disiplin
– Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang
– Interupsi/penyelaan/pemotongan pembicaraan dengan mengikuti aturan
– Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang
– Tidak menyinggung permasalahan Agama/Ras/Suku (dalam perdebatan)
– Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidangan

Skorsing/pemberhentian acara waktu persidangan

– Sudah memasuki waktu istirahat yang sudah ditentukan
– Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar persidangan
– Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)
– Refreshing (ketika menghadapi situasi yang stagnant dalam persidangan)

Ketukan palu sidang

 1 (satu) kali ketukan
a) Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan sidang
b) Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point dan atau bab per bab (keputusan sementara)
c) Digunakan untuk skorsing dalam waktu yang tidak terlalu lama
Contoh: (1×5 menit, 1×15 menit, dst.)
d) Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
e) Mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dst.) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

 2 (dua) kali ketukan
Digunakan untuk menskorsing waktu yang cukup lama. Misalnya istirahat, lobying, sembahyang, dan makan.
Contoh: (2×5 menit, 2×15 menit, dst.)
 3 (tiga) kali ketukan
a) Membuka dan menutup acara persidangan
b) Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau pengesahan keputusan akhir secara keseluruhan dari semua hasil persidangan (konsideran)

Macam-macam interupsi :

a) Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat prinsipil)
b) Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara persidangan)
c) Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang berhubungan dengan acara persidangan)
d) Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan yang bersifat personal/privacy).

Istilah-Istilah atau Move-Move dalam Persidangan

a) Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
b) Lobbying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
c) Interruption atau interupsi (Memotong pembicaraan)
d) Walk out ialah keadaan tidak menyetujui dengan kesepakatan sidang karena persidangan sudah tidak relevan dengan prinsip mereka dan memilih untuk keluar dari acara persidangan
e) Kliring ialah memotong pembicaraan diatas interupsi.
f) Pending ialah memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang
g) PK (Peninjauan kembali) ialah mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan